クライアントプロファイル:
中国の大手オンラインブランド割引小売業者であるVipshopは、 Tanzhou Centerに活気のあるオフィスを構えています。. この場所には、サプライヤー、パートナー、求職者など、毎日多数の訪問者が訪れます。セキュリティ、効率性、そしてプロフェッショナルな第一印象を維持することは、彼らの業務にとって不可欠です。従来の訪問者管理プロセスの課題:
新しいシステムを導入する前、VipshopのTanzhou Centerオフィスは、以下のような大きな非効率性とセキュリティギャップに直面していました:
受付の混雑:
ピーク時には、訪問者が手動登録のために長い列を作り、ロビーの秩序（秩序）を乱し、非専門的なイメージを投影していました。不正確なデータ収集:
手書きのログは判読不能または不完全であることが多く、セキュリティインシデントが発生した場合に個人を正確に追跡することが困難でした。業務の非効率性:
受付スタッフは、情報の収集、詳細の確認、ホストへの連絡、一時的なパスの発行を手作業で行うことに負担を感じていました。これは時間と労力を要するプロセスでした。訪問者の体験の悪さ:
長い待ち時間と煩雑なチェックインプロセスは、ゲストがビジネス会議に臨む前に、否定的な第一印象を与えていました。セキュリティの脆弱性:
紙ベースのログは簡単に紛失または破損する可能性があり、物理的な訪問者カードの手動管理は、適切に回収されない場合、不正アクセスのリスクをもたらしました。2. ソリューション: セルフサービス、統合訪問者管理システム
実装された主な機能:
セルフサービス訪問者キオスク:
ロビーに設置された使いやすい端末により、訪問者は自分でチェックインできます。自動ホスト通知:
チェックイン後、システムは自動的にSMSまたはインスタントメッセージ（例：WeChat/DingTalk経由）をホストに送信し、ゲストの到着を通知します。統合バッジ印刷:
キオスクは、訪問者の名前、写真、ホスト、訪問日を含む、プロフェッショナルな一時的な訪問者パスを即座に印刷します。デジタルログとデータセキュリティ:
すべての訪問者情報はデジタルでキャプチャされ、一元化されたデータベースに安全に保存されます。これにより、エラーが発生しやすい紙のログが置き換えられ、セキュリティ体制が強化されます。3. 実装とワークフロー
訪問者の到着:
ゲストがVipshopのTanzhou Centerオフィスに到着します。セルフチェックイン:
訪問者はキオスクを使用して、IDをスキャンするか、詳細を手動で入力して登録します。ホスト通知:
システムは、指定されたVipshop従業員に即座に通知します。バッジの発行:
キオスクは、パーソナライズされた訪問者パス/カードを自動的に印刷します。安全なアクセス:
訪問者はバッジを着用し、迅速に通知を受けたホストに迎えられます。4. 具体的メリットと測定された成果
待ち時間の約70％削減:
受付の列は事実上なくなり、ロビーの流れが劇的に改善されました。セキュリティの強化:
すべての訪問者の正確で検索可能なデジタル記録が現在維持されています。自動カードシステムにより、より優れた監視と管理が保証されます。受付効率の約50％向上:
受付スタッフは、管理業務から解放され、より価値の高い業務に集中し、温かくパーソナライズされた歓迎を提供できるようになりました。企業イメージの向上:
洗練された技術的なインターフェースは、すべての訪問者にモダンでプロフェッショナルなブランドイメージを投影します。訪問者体験の向上:
シームレスなセルフサービスプロセスにより、ゲストは期待され、大切にされていると感じ、会議のポジティブなトーンを設定します。5. クライアントの声
— オフィス管理者、Vipshop Tanzhou Center
6. 結論
改善訪問者体験：シームレスなセルフサービスプロセスは、訪問者に期待と重視を感じさせ、会議のポジティブな基調を築きます。
